Vandaag (26-1-2025) is het de Dag van de Douane, een mooi moment om stil te staan bij hun cruciale rol in onze distributieketen. Voor Vivochem is de samenwerking met de Douane onmisbaar om onze internationale operaties soepel te laten verlopen. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Wij spraken met Chantal Bisschop, die verantwoordelijk is voor douane technische en logistieke zaken rondom import en export. Ze neemt ons mee in het werk van de exportafdeling en de samenwerking met de Douane.
Hoe is het exportteam van Vivochem opgebouwd en wat doen jullie precies?
“Ons exportteam bestaat uit vier collega’s. Drie collega´s werken als Sales Export-specialisten en richten zich op het uitbreiden van onze markten en het onderhouden van sterke relaties met klanten en distributiepartners. Ikzelf ben de vierde collega van het exportteam. Samen zorgen we voor een soepel import- en exportproces, waarbij we altijd voldoen aan internationale wet- en regelgeving.
Het is ons doel om producten wereldwijd aan klanten te leveren via een efficiënt en betrouwbaar distributiekanaal. Daarbij staan klanttevredenheid, kwaliteit en service voorop, samen met een goede prijs-kwaliteitverhouding.”
Kun je iets vertellen over jullie samenwerking met de Douane?
“De Douane speelt een essentiële rol in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Ze zorgen ervoor dat alles wat wij importeren en exporteren veilig en volgens de wet verloopt. Dit omvat het controleren van chemicaliën en accijnsgoederen die wij vervoeren, om te garanderen dat ze voldoen aan alle nationale en internationale regels.
Daarnaast waarborgen zij dat (gevaarlijke) stoffen (bijv. dual-use) niet in verkeerde handen terechtkomen en zorgen ze ervoor dat onze producten veilig door de keten kunnen bewegen. Hun rol in het verwerken van accijnsgoederen is cruciaal voor een correcte afhandeling van belastingen en naleving van de wetgeving.
Kortom, het werk van de Douane is niet alleen belangrijk voor ons bedrijf, maar beschermt ook de samenleving en het milieu.”
Welke voordelen heeft een nauwe samenwerking met de Douane?
“De samenwerking met de Douane brengt veel voordelen met zich mee. Het stelt ons in staat efficiënter te werken en onze klanten beter te bedienen. Hierdoor kunnen we een soepele en betrouwbare exportervaring bieden.”
Jullie zijn bezig met verschillende vergunningsaanvragen. Kun je daar iets meer over vertellen?
¨De vergunningen waar we momenteel aan werken, zoals de vergunning voor Douane Entrepot en de AEO (Authorised Economic Operator)-vergunning, kunnen ervoor zorgen dat onze samenwerking met de Douane aanzienlijk eenvoudiger en sneller verloopt. Deze vergunningen bieden diverse voordelen, waaronder het gebruik van vereenvoudigde procedures, zoals minder fysieke controles en snellere goedkeuringen van onze zendingen.
Met de Douane Entrepot-vergunning kunnen we goederen onder douanetoezicht opslaan zonder dat direct invoerrechten of belastingen hoeven te worden betaald. Dit biedt meer flexibiliteit in onze logistieke processen en maakt het mogelijk om onze klanten sneller te bedienen.
De AEO-vergunning versterkt daarnaast ons imago als betrouwbare handelspartner en zorgt voor voordelen zoals prioriteit bij douaneafhandeling en minder administratieve lasten. Hierdoor kunnen we producten sneller importeren en exporteren, terwijl we blijven voldoen aan alle geldende regels.
Kortom, deze vergunningen besparen tijd, verhogen de efficiëntie en zorgen voor een soepelere afhandeling van onze processen, wat zowel ons bedrijf als onze klanten ten goede komt.¨
Hoe ingewikkeld is het om vergunningen te regelen voor de import en export van chemicaliën?
“Het aanvragen van vergunningen is behoorlijk complex. We moeten veel informatie en procesomschrijvingen aanleveren en voldoen aan strenge veiligheids- en milieuregels. Dit vraagt om nauwkeurigheid en kost tijd, maar de voordelen zijn groot: we voorkomen problemen en vertragingen bij de Douane en kunnen onze processen verbeteren.”
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen waarmee Vivochem te maken heeft bij het voldoen aan douaneregels voor export?
- Complexe regelgeving: Douanewetgeving verschilt per land en verandert regelmatig. Het bijhouden van deze veranderingen en zorgen dat alle exportdocumenten correct en up-to-date zijn, is een constante uitdaging.
- Classificatie van chemische producten: Onze producten vereisen specifieke douane (HS)codes en classificaties. Het correct blijven identificeren van deze codes is cruciaal om vertragingen of boetes te voorkomen.
- Tijdige levering: Douaneformaliteiten kunnen vertragingen veroorzaken, zeker als er onverwachte controles plaatsvinden. Het is onze uitdaging om deze processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zodat onze klanten hun producten op tijd ontvangen.
Met onze kennis, ervaring en gestructureerde aanpak blijven we deze uitdagingen effectief aanpakken. Ons doel is altijd om compliant te zijn en tegelijkertijd onze klanten de beste service te bieden.”
Hoe zorgen jullie ervoor dat alle exportzendingen douanecompliant zijn?
“Training en opleiding zijn hierin essentieel. Ons team volgt regelmatig trainingen, maar ook opleidingen, zoals de basisopleiding Declarant, om op de hoogte te blijven van douaneregels en -procedures. Daarnaast hanteren we strikte interne controles om ervoor te zorgen dat alle documentatie – van oorsprongscertificaten tot veiligheidsinformatiebladen – klopt. Zo zorgen we ervoor dat onze zendingen voldoen aan de geldende regels.”
Wat zijn de voordelen voor klanten om de Export door Vivochem te laten regelen?
“Het uitbesteden van export aan ons biedt klanten veel voordelen:
- Tijd- en kostenbesparing: Wij nemen de douaneafhandeling volledig uit handen, waardoor klanten zich geen zorgen hoeven te maken over complexe administratie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook eventuele extra kosten door fouten of vertragingen.
- Specialistische kennis: Ons team is goed opgeleid in douaneregels en -procedures, inclusief de vereisten voor chemische producten en gevaarlijke stoffen.
- Minder risico’s: Door onze expertise verkleinen we de kans op vertragingen, boetes of geweigerde zendingen.
- Efficiëntie en snelheid: Wij zorgen dat zendingen snel en correct worden verwerkt, zodat klanten hun producten op tijd ontvangen.
- Volledige ontzorging: Klanten kunnen zich richten op hun kernactiviteiten, terwijl wij de logistieke en douanezaken professioneel afhandelen.
- Betrouwbaarheid: Met jarenlange ervaring en een sterk netwerk van logistieke partners bieden we een transparante en betrouwbare dienstverlening.”
Hoe gaan jullie om met wijzigingen in internationale douanewetgeving of handelsregels?
“Internationale regelgeving verandert voortdurend, maar wij hebben een proactieve aanpak. We houden internationale ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving scherp in de gaten. Dit doen we via officiële douanenieuwsbrieven, vakliteratuur en updates van instanties.
Ook neemt ons team regelmatig deel aan vak-bijeenkomsten met brancheorganisaties. Daarnaast werken we nauw samen met externe douanespecialisten en logistieke partners die specifieke kennis hebben van veranderende regelgeving in verschillende landen en sectoren.
Doordat onze interne procedures flexibel ingericht zijn, kunnen we snel inspelen op wijzigingen in de wetgeving. We maken gebruik van moderne softwareoplossingen die ons helpen om wijzigingen in regelgeving snel te integreren in onze werkprocessen. Ook communiceren we proactief met onze klanten; we brengen klanten tijdig op de hoogte van wijzigingen in internationale regelgeving en bespreken hoe deze van invloed kunnen zijn op hun zendingen. Zo blijven we compliant en zorgen we voor een soepel proces.”
In hoeverre hebben wereldwijde geopolitieke spanningen invloed op jullie export- en importprocessen, en welke maatregelen nemen jullie om deze uitdagingen aan te pakken?
“De huidige wereldwijde geopolitieke spanningen hebben zeker invloed op ons export- en importproces, vooral in een sector zoals de onze, die sterk afhankelijk is van internationale handel. Deze spanningen kunnen leiden tot uitdagingen zoals handelsbeperkingen, sancties, fluctuerende valutakoersen en verstoringen in logistieke ketens. Bij Vivochem pakken we deze uitdagingen aan met een proactieve en flexibele benadering.
Met deze aanpak minimaliseren we de impact van geopolitieke spanningen en blijven we in staat om onze klanten wereldwijd te bedienen met betrouwbare en efficiënte export- en importoplossingen.”
Tot slot: wat zou je willen zeggen tegen de Douane op deze speciale dag?
“De Douane is een onmisbare partner in ons werk. Dankzij hun inzet kunnen wij vertrouwen op een gecontroleerde en goed georganiseerde import en export van onze producten. We willen hen ontzettend bedanken voor alles wat ze doen!”
